Canal ético

Formulario

FINALIDAD Y OBJETIVO

El Canal Ético nace con el objetivo de favorecer el cumplimiento de toda la normativa, externa e interna, aplicable al OCÓN DE GUZMÁN Y JAIME CORREDURÍA DE SEGUROS, S.L. La presente Política tiene por objeto regular el Canal Ético de OCÓN DE GUZMÁN Y JAIME CORREDURÍA DE SEGUROS, S.L., (en adelante «OCÓN DE GUZMÁN Y JAIME CORREDURÍA DE SEGUROS, S.L.»), y junto con su Protocolo interno de Gestión del Canal, garantizar una gestión profesional, confidencial, imparcial y de máxima protección durante todo el proceso, generando con ello un clima de confianza a sus partes interesadas. El objetivo del Canal Ético es recibir y tramitar eficazmente las comunicaciones relacionadas con los comportamientos que, en esencia, vulneran la normativa aplicable, así como los procedimientos internos implantados en el seno de la organización y garantizar que dicha comunicación será tratada de forma objetiva, independiente, anónima y confidencial, adoptando las medidas oportunas para garantizar los principios por los que se regulan el presente Canal.

ALCANCE

Es de obligado cumplimiento por todos los empleados de OCÓN DE GUZMÁN Y JAIME CORREDURÍA DE SEGUROS, S.L., con independencia del cargo o puesto que ocupen dentro de la organización, la naturaleza jurídica de su relación y su ubicación geográfica. Así mismo, la Política será extensiva a terceros, socios de negocio, tales como asociados, miembros del Órgano de Administración y Comités, órganos de asesoramiento, directivos, proveedores, prestadores de servicios externalizados, colaboradores, consultores, asesores y en general, a cualquier persona que pretenda comunicar o poner en conocimiento la existencia de cualquier infracción relacionada con OCÓN DE GUZMÁN Y JAIME CORREDURÍA DE SEGUROS, S.L. En todo caso, se debe informar cuando el denunciante tenga motivos razonables para creer que la información que indica es cierta y susceptible de ser considerada una infracción o incumplimiento. El reporte debe efectuarse siempre de buena fe.

CONTEXTO NORMATIVO Y ÁMBITO DE APLICACIÓN

El Canal Ético de OCÓN DE GUZMÁN Y JAIME CORREDURÍA DE SEGUROS, S.L. se ha configurado como un mecanismo para la comunicación eficiente de aquellos incumplimientos o actividades ilícitas que se cometan en el seno de la organización, siguiendo los requerimientos técnicos y legales que derivan de la siguiente normativa:

Directiva (UE) 2019/1937 del Parlamento Europeo y del Consejo, de 23 de octubre de 2019, relativa a la protección de las personas que informen sobre infracciones del Derecho de la Unión.
Ley 2/2023, de 20 de febrero, reguladora de la protección de las personas que informen sobre infracciones normativas y de lucha contra la corrupción.
LOPDGDD o Ley Orgánica 3/2018 de Protección de Datos Personales y Garantía de los Derechos Digitales.
Ley Orgánica 3/2007, de 22 de marzo, para la igualdad efectiva de mujeres y hombres.
UNE-ISO 37002: Sistemas de gestión de la denuncia de irregularidades. Directrices.

A través del Canal se podrá poner en conocimiento de OCÓN DE GUZMÁN Y JAIME CORREDURÍA DE SEGUROS, S.L. cualquier información sobre infracciones o incumplimientos en un sentido amplio, esto es, sospechas razonables, infracciones reales o potenciales, que se hayan producido o que sea probable que se produzcan relacionadas con:

Acciones u omisiones que constituyan infracciones del Derecho de la Unión Europea cuando: entren dentro del ámbito de Directiva (UE) 2019/1937 del Parlamento Europeo y del Consejo, de 23 de octubre de 2019, relativa a la protección de las personas que informen sobre infracciones del Derecho de la Unión; afecten a sus intereses financieros; incidan en el mercado interior.
Acciones u omisiones constitutivas de infracción penal.
Acciones u omisiones administrativas graves o muy graves.
Infracciones del Derecho laboral en materia de seguridad y salud en el trabajo.

MEDIOS HABILITADOS EN EL CANAL ÉTICO

Las comunicaciones de incumplimientos o actividades ilícitas que se cometan en el seno de la organización se realizarán a través del Canal Ético de OCÓN DE GUZMÁN Y JAIME CORREDURÍA DE SEGUROS, S.L. Este Sistema Interno de Información permite las comunicaciones escritas, presenciales y por medios electrónicos, estando operativo las 24 horas del día y los 365 días del año. Para ello, OCÓN DE GUZMÁN Y JAIME CORREDURÍA DE SEGUROS, S.L. ha habilitado los siguientes medios para efectuar las comunicaciones:

Página web: www.odgyj.es
Dirección postal: A la atención del Responsable del Canal Ético de OCÓN DE GUZMÁN Y JAIME CORREDURÍA DE SEGUROS, S.L., Calle Calderón de la Barca, R. El Palmeral, 35100, San Bartolomé de Tirajana, Las Palmas.

Para las comunicaciones presentadas a través de la herramienta habilitada en la página de inicio de la web de OCÓN DE GUZMÁN Y JAIME CORREDURÍA DE SEGUROS, S.L., el informante estará en todo momento informado del estado de la comunicación y en permanente contacto con el Gestor del Canal a través de un chat privado. Se dispone de un formulario, con carácter facultativo, para las comunicaciones realizadas a través de la dirección postal (Anexo I).

COMUNICACIÓN DE INCIDENCIAS Y DE IRREGULARIDADES

Todos los empleados de OCÓN DE GUZMÁN Y JAIME CORREDURÍA DE SEGUROS, S.L. tienen la obligación de comunicar a través del Canal Ético y de colaborar con la organización poniendo en conocimiento de la misma cualquiera conducta irregular que sea contraria a la normativa interna y/o legislación que fuese de aplicación. Asimismo, cualquier Socio de negocio de OCÓN DE GUZMÁN Y JAIME CORREDURÍA DE SEGUROS, S.L. tendrá a su disposición el Canal para comunicar irregularidades de las que tuviera conocimiento para informar sobre dichas conductas.

RESPONSABLE DE LA GESTIÓN DEL SISTEMA

El Administrador Único ha procedido a la designación del Responsable de gestión del Sistema interno de información (Canal Ético) en fecha 27 de diciembre de 2023. Se procederá a la notificación de dicho nombramiento a la Autoridad Independiente de Protección del Informante (A.A.I.) en el plazo de los diez días hábiles siguientes. El Responsable de gestión del Sistema interno de información desarrollará sus funciones de forma independiente y autónoma respecto del resto de órganos de la organización y no recibirá instrucciones de ningún tipo en el ejercicio de sus funciones. Dispondrá de todos los medios personales y materiales necesarios para poder cumplir con las funciones asignadas al efecto. Así mismo llevará a cabo las siguientes funciones:

Control del Sistema interno de información (Canal Ético).
Elaboración del informe previo sobre las comunicaciones recibidas.
Llevanza del Libro-registro.
Custodiar toda la documentación relativa a las comunicaciones presentadas a través del Sistema interno de comunicación.
La función instructora contemplará:

Archivo o admisión a trámite de la comunicación, según proceda.
En su caso, iniciar el procedimiento de investigación.
Elaboración de un informe de conclusiones y propuesta de resolución.
Elaboración de un informe de seguimiento de las medidas propuestas y de la salvaguarda del principio de no discriminación.
Supervisión de posibles represalias.
Remisión del informe de investigación al órgano de gobierno.

GARANTÍAS DEL PROCESO

• Protección al informante

Toda persona que comunique una incidencia o irregularidad, de buena fe, a través del Canal Ético dispondrá de la debida garantía de protección, específicamente tendrá derecho a ser protegido tal y como se establece en la Directiva (UE) 2019/1937 del Parlamento Europeo y del Consejo, de 23 de octubre de 2019, relativa a la protección de las personas que informen sobre infracciones del Derecho de la Unión y, en particular en lo establecido en la Ley 2/2023, de 20 de febrero, reguladora de la protección de las personas que informen sobre infracciones normativas y de lucha contra la corrupción.

• Confidencialidad y anonimato

El Canal Ético de OCÓN DE GUZMÁN Y JAIME CORREDURÍA DE SEGUROS, S.L., en todos sus formatos permite que las comunicaciones puedan llevarse a cabo de forma anónima. No obstante, en el caso de presentar una denuncia facilitando su identificación, función o relación y datos de contacto, el personal responsable de la tramitación podrá ponerse en contacto con el informante para realizar un seguimiento si es necesario. En el caso de que el informante opte por no ocultar su identidad, OCÓN DE GUZMÁN Y JAIME CORREDURÍA DE SEGUROS, S.L. garantiza que el procedimiento de comunicación interna sea lleva a cabo de una manera confidencial, preservando tanto la identidad de los intervinientes como de la información relacionada y proporcionada. De igual modo, se establece la obligatoriedad de velar por la protección de la identidad de la persona investigada durante el proceso de gestión de las comunicaciones, y en su caso, con posterioridad a su resolución. Cualquier infracción del deber de confidencialidad de las personas involucradas en la gestión de las denuncias será investigada y en su caso sancionada.

• Gestión de conflictos de interés

El proceso de gestión de las comunicaciones recibidas a través del Canal Ético es realizado por un equipo independiente, imparcial y objetivo. Antes del inicio de la función instructora se revisa si existe conflicto de intereses con alguno de los miembros que forman parte del órgano responsables de la investigación de la comunicación. En el caso de existir conflicto, los miembros conflictuados serán apartados y se nombrarán miembros diferentes que puedan llevar a cabo la instrucción, salvaguardando así su independencia.

• Prohibición de represalias

OCÓN DE GUZMÁN Y JAIME CORREDURÍA DE SEGUROS, S.L. prohíbe expresamente los actos constitutivos de represalia, incluidas las amenazas de represalia y las tentativas de represalia contra las personas que presenten una comunicación conforme a lo previsto en la presente Política. Estos hechos tendrán consideración de infracción laboral muy grave. La prohibición de represalias abarca cualquier acto u omisión, directo o indirecto, que pueda perjudicar a un informante debido a su comunicación, de buena fe, de posibles infracciones. Comunicar de buena fe supone hacerlo teniendo, al menos, motivos razonables para pensar que la información referida es veraz en el momento de la comunicación aun cuando no aporten pruebas concluyentes.

• Presunción de inocencia

Durante la tramitación del expediente, las personas afectadas por la comunicación tendrán derecho a la presunción de inocencia y al derecho de defensa durante todo el proceso. Así mismo, se garantizará la confidencialidad de los hechos y datos del procedimiento.

USO RESPONSABLE DEL CANAL ÉTICO

Es obligación del informante hacer un uso responsable del Canal Ético, por lo que en ningún caso debe realizar denuncias infundadas o de mala fe, pudiendo derivarse en tal caso las acciones legales y/o de carácter disciplinario que resultaran de aplicación. Además, en la exposición que haga para informar de cualquier otra persona deberá ser respetuosa y guardar el decoro y las buenas formas. Asimismo, el informante debe garantizar que los datos proporcionados son veraces, exactos y lo más completos posible. En ningún caso, el Canal será utilizado para la consecución de objetivos distintos de los establecidos en el mismo.

POLÍTICA DE PROTECCIÓN DE DATOS DEL CANAL ÉTICO

¿Quién es el Responsable del tratamiento?

El responsable del tratamiento es OCÓN DE GUZMÁN Y JAIME CORREDURÍA DE SEGUROS, S.L. con NIF B35454420 y con domicilio en Calle Calderón de la Barca, R. El Palmeral, 35100, San Bartolomé de Tirajana – España. Correo electrónico: cesar@odgyj.es, Teléfono: 658 87 38 41. Puede contactar con nuestro delegado de protección de datos en caso de tener cualquier duda, consulta o reclamación sobre el tratamiento de sus datos personales.

¿Con qué finalidad se realiza?

Los datos personales que sean recabados a través del canal de información son tratados con la exclusiva finalidad de tramitar las comunicaciones o informaciones que se reciban, remitirle al informante las comunicaciones pertinentes sobre el estado de tramitación o los resultados de la misma, salvo que se haya opuesto a ello; y, si procede, realizar todas aquellas actuaciones encaminadas a comprobar la verosimilitud de los hechos relatados para determinar su archivo, la adopción de las medidas pertinentes o su traslado a la autoridad competente en cada caso.

¿A qué categorías de datos se refiere?

Nombre y apellidos, domicilio, correo electrónico o lugar seguro a efectos de comunicaciones que sea facilitado por el informante en el caso en que no haya decidido realizar la comunicación de manera anónima. Datos de identidad y contacto de las personas a las que se refiere la información recibida así como aquella relativa a los hechos que se ponen de manifiesto con objeto de determinar si son constitutivos de infracción. La información debe haber sido obtenida en un contexto laboral o profesional. Datos identificativos y de contacto de representantes legales o personas de apoyo y relacionadas con informantes cuando sea necesario a efectos de implantar medidas de protección.

¿Existe obligación de facilitar los datos y cuáles son las consecuencias de no hacerlo?

Las comunicaciones se podrán realizar de forma anónima y serán igualmente tramitadas. Asimismo, si ha facilitado sus datos de contacto, puede oponerse a recibir comunicaciones relativas a la tramitación del proceso.

¿De qué colectivos se tratan datos?

Pueden tener la condición de informantes:

las personas que tengan la condición de empleados públicos o trabajadores por cuenta ajena;
los autónomos;
los accionistas, partícipes y personas pertenecientes al órgano de administración, dirección o supervisión de una empresa, incluidos los miembros no ejecutivos;
cualquier persona que trabaje para o bajo la supervisión y la dirección de contratistas, subcontratistas y proveedores;
personas con una relación laboral o estatutaria ya finalizada, voluntarios, becarios, trabajadores en periodos de formación con independencia de que perciban o no una remuneración, así como aquellos cuya relación laboral todavía no haya comenzado, en los casos en que la información sobre infracciones haya sido obtenida durante el proceso de selección o de negociación precontractual. Adicionalmente, y siempre y cuando sea necesario, se tratarán datos a efectos de establecer medidas de protección de:

representantes legales de las personas trabajadoras en el ejercicio de sus funciones de asesoramiento y apoyo al informante;
personas físicas que, en el marco de OCÓN DE GUZMÁN Y JAIME CORREDURÍA DE SEGUROS, S.L., asistan
al informante en el proceso;
personas físicas que estén relacionadas con el informante y que puedan sufrir represalias, como compañeros de trabajo o familiares del informante.

¿Por qué es posible realizar este tratamiento de datos?

OCÓN DE GUZMÁN Y JAIME CORREDURÍA DE SEGUROS, S.L. tiene obligación de contar con un sistema interno de información de acuerdo con lo establecido en el artículo 13 de la Ley 2/2023, de 20 de febrero, reguladora de la protección de las personas que informen sobre infracciones normativas y de lucha contra la corrupción.

¿A quién se pueden comunicar sus datos?

En ningún caso se comunicará a los sujetos afectados la identidad del informante ni se les dará acceso a la comunicación. En caso de que sea necesario o así se exija, los datos serán comunicados a aquellos terceros a los que OCÓN DE GUZMÁN Y JAIME CORREDURÍA DE SEGUROS, S.L. esté legalmente obligado a facilitarlos, tales como autoridades competentes, Jueces y Tribunales. OCÓN DE GUZMÁN Y JAIME CORREDURÍA DE SEGUROS, S.L. está obligada a remitir la información al Ministerio Fiscal con carácter inmediato cuando los hechos pudieran ser indiciariamente constitutivos de delito, o a la Fiscalía Europea en el caso de que los hechos afecten a los intereses financieros de la Unión Europea. La Autoridad Independiente de Protección del Informante, A.A.I. o el organismo competente en su caso a nivel autonómico podrán requerir documentación, datos o cualquier información relacionada con los procedimientos que estén tramitando, incluso datos de carácter personal. La identidad del informante solo podrá ser comunicada a la Autoridad judicial, al Ministerio Fiscal o a la autoridad administrativa competente en el marco de una investigación penal, disciplinaria o sancionadora. Se trasladará dicha circunstancia al informante antes de revelar su identidad, salvo que dicha información pudiera comprometer la investigación o el procedimiento judicial.

¿Cuánto tiempo se conservan sus datos?

Se suprimirán de forma inmediata: • todos aquellos datos personales que se puedan haber comunicado y que se refieran a conductas que no estén incluidas en el ámbito de aplicación de la ley. Si la información recibida contuviera datos personales incluidos dentro de las categorías especiales de datos, se procederá a su inmediata supresión, sin que se proceda al registro y tratamiento de los mismos. • información facilitada o parte de ella en el caso en que se acredite que no es veraz, desde el momento en que se tenga constancia de dicha circunstancia, salvo que dicha falta de veracidad pueda constituir un ilícito penal, en cuyo caso se guardará la información por el tiempo necesario durante el que se tramite el procedimiento judicial. Los datos que sean objeto de tratamiento se conservan en el sistema de información únicamente durante el tiempo imprescindible para decidir sobre la procedencia de iniciar una investigación sobre los hechos informados. Este periodo no podrá superar el plazo de tres meses desde la recepción de la información, salvo que por su especial complejidad el plazo se hubiese ampliado tres meses más. Las comunicaciones a las que no se haya dado curso se conservan de forma anonimizada. En el caso de que se acuerde el inicio de la pertinente investigación, los datos serán tratados durante todo el tiempo que dure la misma. Se mantiene un registro de informaciones a disposición de las autoridades judiciales competentes de acuerdo con los requisitos y los límites establecidos en la Ley 2/2023. En ningún caso se conservan los datos por un período superior a diez años.

¿Qué derechos tiene?

Cuenta con los siguientes derechos, cuyo ejercicio podrá solicitar dirigiéndose a OCÓN DE GUZMÁN Y JAIME CORREDURÍA DE SEGUROS, S.L. a la dirección de correo electrónico aportando copia de su documento de identidad.

Derecho	Contenido
Acceso	Para consultar sus datos obteniendo confirmación sobre si se está realizando o no un tratamiento de los mismos.
Rectificación	Para modificar aquellos que estén incompletos o no sean exactos.
Supresión	Para solicitar que se eliminen cuando no sean necesarios, lo establezca una ley, retire su consentimiento o se oponga al tratamiento, entre otros motivos.
Oposición	Para solicitar que no sean tratados por motivos basados en sus circunstancias personales, en cuyo caso una vez analizados dichos motivos se dejarán de tratar. En el caso de tratarse de la persona a la que se refiere la comunicación se presume que existen motivos imperiosos que legitiman el tratamiento de sus datos personales.
Limitación del tratamiento	Para que se bloquee el tratamiento mientras se valora si procede la atención de otros derechos, cuando se oponga a su supresión, o quiera que sean conservados, aunque el responsable no necesite tratarlos, para el ejercicio o defensa de sus reclamaciones.
A no ser objeto de decisiones individuales automatizadas	Para no ser objeto de una decisión basada únicamente en el tratamiento de sus datos, incluida la elaboración de perfiles, que produzca efectos jurídicos sobre usted o le afecte significativamente de forma similar.

Puede igualmente presentar una reclamación ante la Agencia Española de Protección de Datos (AEPD - c/ Jorge Juan, 6 – 28001 Madrid - www.aepd.es) si considerase que el tratamiento de sus datos no cumple la legalidad. Cuenta con la posibilidad de acudir a los canales externos de información ante las autoridades competentes y, en su caso, ante las instituciones, órganos u organismos de la Unión Europea a los que se refiere el artículo 7 de Ley 2/2023. La persona afectada tiene derecho a que se le informe de las acciones u omisiones que se le atribuyen y a ser oída en cualquier momento. Quien presente una comunicación o lleve a cabo una revelación pública tiene derecho a que su identidad, en caso de haber sido comunicada, no sea revelada a terceras personas.

Confidencialidad

El sistema está diseñado para garantizar la confidencialidad de la identidad del informante y de cualquier tercero mencionado en la comunicación, así como de las actuaciones que se desarrollen en la gestión y tramitación de la misma impidiendo el acceso de personal no autorizado. Igualmente queda garantiza la confidencialidad cuando la comunicación sea enviada por otro canal o a miembros del personal no responsable de su tratamiento, que remitirán la comunicación de forma inmediata al responsable del sistema designado por OCÓN DE GUZMÁN Y JAIME CORREDURÍA DE SEGUROS, S.L.. Nuestro personal ha recibido formación al respecto.

Proporcionalidad y minimización de datos

No se recopilan datos personales cuya pertinencia no resulte manifiesta para tratar una información específica o, si se recopilan por accidente, se eliminarán sin dilación indebida. No se obtienen datos que permitan la identificación del informante si este hubiese optado por realizar la comunicación de forma anónima.

Limitación del acceso a los datos

Internamente pueden acceder a los datos el responsable del sistema y el delegado de protección de datos. Podrán acceder los responsables de recursos humanos y servicios jurídicos únicamente en atención a la adopción de medidas disciplinarias o legales, respectivamente, en relación con los hechos. También podrán acceder a dichos datos terceros profesionales a los que OCÓN DE GUZMÁN Y JAIME CORREDURÍA DE SEGUROS, S.L. recurra para llevar a cabo todas o parte de las labores de instrucción e investigación de las denuncias que se presenten, profesionales que actuarán en todo momento sujetos a un deber de secreto, reserva y confidencialidad. Pueden participar en el tratamiento otras personas cuando resulte necesario para la adopción de medidas correctoras en la entidad o la tramitación de los procedimientos sancionadores o penales que, en su caso, procedan.

AUTORIDAD INDEPENDIENTE DE PROTECCIÓN DEL INFORMANTE

Toda persona física podrá informar ante la Autoridad Independiente de Protección del Informante, (en adelante «A.A.I.»), la comisión de cualquiera acciones u omisiones incluidas en esta Política ya sea directamente o previa comunicación o a través del Canal Ético de OCÓN DE GUZMÁN Y JAIME CORREDURÍA DE SEGUROS, S.L.

PUBLICIDAD Y ENTRADA EN VIGOR

Sin perjuicio de la obligación de los empleados de conocer y actuar de conformidad con lo dispuesto en la normativa interna de OCÓN DE GUZMÁN Y JAIME CORREDURÍA DE SEGUROS, S.L., se promoverá la difusión de la presente Política, así como la utilización del Canal Ético.

La presente Política entrará en vigor el día de su aprobación por el Administrador Único.